Wenn Excel-Listen ständig abstürzen und Abteilungen im Unternehmen aneinander vorbeireden, wird der Ruf nach einem neuen ERP-System laut. Doch die grösste Hürde bei einem solchen Projekt ist selten die Software selbst. Es ist das Vorgehen bei der Auswahl und Einführung.

Aus über 25 Jahren ERP Erfahrung tappen viele Unternehmen immer wieder in dieselbe Falle. Sie vergleichen Systeme ohne klare Kriterien, unterschätzen den Aufwand im eigenen Team oder lassen sich von polierten Standard-Demos blenden.

In diesem Beitrag zeigen wir dir, wie du eine ERP-Einführung erfolgreich umsetzen kannst. 

Der bewährte Prozess für eine erfolgreiche ERP-Einführung

1. Projektleiter definieren (Grundlage jeder ERP Einführung)

Ein ERP-Projekt läuft nicht nebenbei. Es braucht eine klare Schnittstelle im Haus. Der Projektleiter kennt die internen Prozesse in- und auswendig und besitzt auch die nötige Entscheidungs-kompetenz. Ohne diese zentrale Rolle verliert sich das Projekt schnell in theoretischen Diskussionen der Fachabteilungen.

2. Prozesse als ERP-Storys dokumentieren

Vergiss theoretische Pflichtenhefte. Beschreibe deine täglichen Abläufe stattdessen als konkrete Praxisbeispiele, sogenannte ERP-Storys. Das sorgt von Anfang an für eine klare Kommunikation auf Augenhöhe und verhindert teure Missverständnisse bei den Angeboten.

3. ERP Anbieter richtig vergleichen

Sende die ERP Storys an eine engere Auswahl von drei passenden ERP-Anbieter. Da nun alle Anbieter exakt dieselben realen Szenarien vorliegen haben, erhältst du am Ende Angebote, die du auch wirklich eins zu eins miteinander vergleichen kannst. 

4. Live-Demo anhand der Prozesse

Lass dir keine vorbereiteten Standard-Präsentationen zeigen. Verlange stattdessen eine Live-Demo, die exakt auf deine definierten ERP-Storys basiert. So siehst du sofort, wie flexibel das System tatsächlich ist und ob der Anbieter deine Arbeitsweise überhaupt verstanden hat.

5. Vorauswahl und ERP-Workshops

Nach den Präsentationen triffst du eine Vorauswahl und entscheidest dich für deinen Favoriten. Gehe mit diesem Anbieter in vertiefte Workshops. Hier wird die Brücke zwischen Theorie und Praxis geschlagen, indem ihr kritische Knackpunkte im Detail durchspielt.

6. Verbindliches ERP-Angebot

Ein gutes ERP-Angebot basiert nicht auf Schätzungen, sondern auf den gemeinsam geprüften Prozessen. Achte auf eine transparente Kostenstruktur und eine saubere Leistungsbeschreibung. Das minimiert das Risiko für spätere Nachforderungen im laufenden Projekt.

7. Umsetzung, Konfiguration und Tests

Nach dem Entscheid startet die technische Umsetzung. Der Anbieter setzt das ERP auf und bildet deine Prozesse ab. Wichtig: Teste das System jetzt auf Herz und Nieren, um Fehler frühzeitig und ohne Stress zu korrigieren.

8. Go-Live des ERP-Systems

Sorge dafür, dass deine Mitarbeitenden rechtzeitig geschult werden und am Tag des Go-Live eine vor Ort Unterstützung erhalten. So bleibt das Tagesgeschäft auch während der Umstellung absolut stabil.

Beispiel einer ERP-Story

Verkaufsangebote effizient im ERP erstellen und verwalten

Ein Kunde ruft an und benötigt dringend ein Angebot. Unser Vertriebsteam muss im ERP-System sofort ein Angebot mit abweichender Rechnungs- und Lieferadresse erstellen. Nur so lassen sich komplexe Kundenstrukturen sauber abbilden und Fehler bei der späteren Fakturierung vermeiden. Um Zeit zu sparen, greift der Mitarbeiter auf Angebotsvorlagen zu für einmalige oder wieder-kehrende Leistungen. Zusätzliche Produkte klickt er direkt aus dem integrierten Artikelstamm dazu. Per Drag & Drop sortiert er die Reihenfolge der Positionen und fügt übersichtliche Zwischentotale ein. Das Angebot ist mit der Vorkalkulation verknüpft. Der Mitarbeiter muss noch einen Zeilenrabatt und Gesamtrabatt erfassen. Vor dem Versand werden dem Angebot mit wenigen Klicks die passenden PDF-Produktdatenblätter angehängt. Das fertige Dokument geht direkt aus dem ERP per E-Mail an den Kunden. 

Der Anbieter soll in der Präsentation aufzeigen, wie er die Anforderungen im System abbildet. 

Fazit: Der Erfolg liegt im Vorgehen

Die Wahl der passenden Software ist nur die halbe Miete. Den echten Ausschlag über Erfolg oder Misserfolg gibt deine Vorbereitung. Schweizer KMU, die ihre Prozesse im Vorfeld im Griff haben und die Anbieter anhand echter Praxisbeispiele vergleichen, sparen Geld und führen ihr Projekt deutlich schneller zum Erfolg.

Dein nächster Schritt

Möchtest du dein ERP-Projekt von Anfang an richtig aufgleisen oder prüfst du gerade den Wechsel auf eine modernere Lösung?

Wir begleiten Schweizer KMU bei der Prozessanalyse und unterstützen dich als erfahrener Partner bei der erfolgreichen Einführung von Odoo.

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