Viele KMU in der Schweiz stehen früher oder später vor der gleichen Herausforderung:
Das bestehende System reicht nicht mehr aus, Prozesse sind ineffizient, und Excel stösst an seine Grenzen.
Doch die grösste Schwierigkeit ist oft nicht die Software – sondern die richtige Vorgehensweise bei der ERP-Auswahl und Einführung.
Zu viele Unternehmen:
- vergleichen Systeme ohne klare Anforderungen
- unterschätzen den Implementierungsaufwand
- entscheiden sich aufgrund von Demos statt Praxis
In diesem Beitrag zeigen wir dir, wie du eine ERP-Einführung strukturiert, realistisch und erfolgreich umsetzen kannst.
Der bewährte Prozess für eine erfolgreiche ERP-Einführung
1. Projektleiter definieren
Für eine erfolgreiche ERP-Einführung braucht es eine zentrale Person im Unternehmen.
Dieser Projektleiter sollte:
- die internen Prozesse und Abläufe bestens kennen
- Entscheidungen treffen oder vorbereiten können
- als Schnittstelle zwischen Fachabteilungen und Anbieter fungieren
Nur so stellst du sicher, dass das ERP-System zu deinen realen Anforderungen passt – nicht zu theoretischen Annahmen.
2. Prozesse als „ERP-Storys“ dokumentieren
Anstatt abstrakte Anforderungen zu formulieren, solltest du deine Abläufe konkret beschreiben.
Diese sogenannten ERP-Storys bilden die Grundlage für die Evaluation.
Vorteile:
- klare Kommunikation mit Anbietern
- weniger Missverständnisse
- realistische Angebote
3. ERP-Storys an mehrere Anbieter senden
Wähle zwei bis drei ERP-Anbieter aus und sende allen die gleichen Anforderungen.
Ziel:
- Vergleichbarkeit
- Transparenz
- fundierte Entscheidung
So vermeidest du klassische Probleme wie:
- schwer vergleichbare Angebote
- unrealistische Versprechungen
- versteckte Kosten
4. Live-Demo anhand der Prozesse
Ein entscheidender Schritt:
Lass dir keine Standard-Präsentationen zeigen.
Fordere stattdessen:
- eine Demo basierend auf deinen ERP-Storys
- konkrete Umsetzung im System
- erste Aufwandsschätzung
So erkennst du früh:
- ob das System wirklich passt
- wie flexibel es ist
- wie gut der Anbieter deine Prozesse versteht
5. Vorauswahl und ERP-Workshops
Nach den Demos treffe eine Vorauswahl.
In der nächsten Phase:
- vertiefte Workshops
- detaillierte Prozessprüfung
- Klärung offener Punkte
Hier trennt sich oft Theorie von Praxis.
6. Verbindliches ERP-Angebot
Basierend auf den definierten Prozessen erstellt der Anbieter ein konkretes Angebot.
Wichtig:
- klare Leistungsbeschreibung
- transparente Kostenstruktur
- keine unklaren Positionen
Nur so vermeidest du spätere Überraschungen im Projekt.
7. Umsetzung, Konfiguration und Tests
Nach der Entscheidung folgt die Umsetzung:
- Installation des ERP-Systems
- Konfiguration der Prozesse
- Tests mit realen Daten
Ziel: Fehler früh erkennen und Risiken minimieren.
8. Go-Live des ERP-Systems
Nach erfolgreichen Tests erfolgt der Go-Live.
Ein strukturierter Ablauf ist entscheidend:
- geschulte Mitarbeitende
- klare Prozesse
- begleitete Einführung
So bleibt dein Tagesgeschäft stabil.
Beispiel einer ERP-Story
Kontakte und Leads effizient verwalten
Anfragen über Website oder E-Mail sollen automatisch im ERP als Leads erfasst werden.
Anforderungen:
- zentrale Kontaktverwaltung
- mehrere Ansprechpartner pro Firma
- unterschiedliche Adressen (Rechnung, Lieferung)
- individuelle Preislisten
- flexible Filter (z. B. Branche, Region)
Ziel: Alle Kundeninformationen sind zentral, aktuell und jederzeit verfügbar.
Fazit: Der Erfolg liegt im Vorgehen
Die Wahl des richtigen ERP-Systems ist wichtig – doch entscheidend ist die richtige Struktur in der Evaluation und Einführung.
Unternehmen, die ihre Prozesse klar definieren und Anbieter vergleichbar machen:
- sparen Zeit
- reduzieren Risiken
- erhalten realistische Angebote
Dein nächster Schritt
Du möchtest dein ERP strukturiert evaluieren oder ein bestehendes System ablösen?
Wir unterstützen Schweizer KMU:
- bei der Analyse und Definition der Anforderungen
- beim Vergleich von ERP-Lösungen
- bei der erfolgreichen Einführung von Odoo
Kontaktiere uns für ein unverbindliches Erstgespräch